Die besten kostenlosen Rechnungs-Apps für Handwerker

Bezahlt zu werden sollte dich kein Geld kosten. Trotzdem bezahlen viele Handwerker entweder für Rechnungssoftware, die sie kaum nutzen, oder versenden unprofessionell aussehende Rechnungen, die in Word-Dokumenten zusammengebastelt wurden. Die gute Nachricht: Mehrere kostenlose Apps bieten jetzt professionelle Rechnungsstellung — aber sie unterscheiden sich erheblich darin, was „kostenlos" tatsächlich bedeutet.

Wir haben die beliebtesten kostenlosen Rechnungs-Apps speziell aus der Perspektive von Handwerkern bewertet: Klempner, Elektriker, HLK-Techniker, Reinigungskräfte und ähnliche Gewerke.

Was Handwerker von einer Rechnungs-App erwarten

Bevor wir Apps vergleichen, hilft es, die Anforderungen zu definieren. Handwerker haben andere Bedürfnisse als Berater oder Online-Händler.

• Mobile-First — du erstellst Rechnungen vor Ort, nicht am Schreibtisch
• Schnelle Erstellung — ein paar Tipps, keine 15 Minuten Dateneingabe
• Professionelle PDF-Ausgabe — Kunden beurteilen dein Unternehmen nach deinem Schriftverkehr
• Auftragsdetails — Positionen für Arbeit, Material und Steuern
• Kundenverwaltung — Kundendaten für Folgeaufträge speichern
• Zustelloptionen — E-Mail und WhatsApp, nicht nur E-Mail

Die besten kostenlosen Rechnungs-Apps 2026

1. Workslip — Bestes All-in-One für Handwerker

Im kostenlosen Tarif enthalten: 30 Aufträge/Monat, PDF-Quittungen und -Rechnungen, Kundenunterschriften, Auftragsfotos, Kundenverwaltung, Angebote, WhatsApp-Versand.

Workslip ist nicht nur eine Rechnungs-App — es ist ein komplettes Auftragsverwaltungstool, das ausgezeichnete Rechnungsstellung beinhaltet. Der Vorteil für Handwerker: Rechnungen werden direkt aus Auftragsdatensätzen generiert, sodass Kundendaten, Positionen und Summen automatisch vorausgefüllt werden.

Herausragende Funktionen:

• Ein-Tipp-Rechnungserstellung aus abgeschlossenen Aufträgen
• Professionelles PDF mit deinem Logo
• WhatsApp-Versand für über 40 Länder
• 7-Sprachen-Unterstützung (automatisch erkannt)
• Steuerberechnungen (MwSt., Umsatzsteuer)
• 16 Währungsoptionen

Einschränkung: Der kostenlose Tarif enthält ein kleines „Powered by Workslip"-Wasserzeichen auf PDFs. Der Pro-Tarif (19,99 $/Monat) entfernt es.

2. Invoice Ninja — Bestes für unbegrenzte Rechnungsstellung

Im kostenlosen Tarif enthalten: unbegrenzte Rechnungen, unbegrenzte Kunden, 4 Vorlagen, grundlegende Berichte.

Invoice Ninja ist eine dedizierte Rechnungsplattform mit einem großzügigen kostenlosen Tarif. Es ist eine solide Wahl, wenn Rechnungsstellung dein einziger Bedarf ist und du keine Auftragsverwaltungsfunktionen brauchst.

Herausragende Funktionen: unbegrenzte Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Zahlungsgateway-Integrationen, Ausgabenverfolgung.

Einschränkung: nicht für den Außendienst konzipiert — keine Auftragsverwaltung, keine Fotodokumentation, keine Kundenunterschriften. Du brauchst ein separates Tool für die Auftragsverfolgung.

3. Wave — Bestes für Buchhaltungsintegration

Im kostenlosen Tarif enthalten: unbegrenzte Rechnungsstellung, Belegerfassung, Buchhaltung, Finanzberichte.

Wave kombiniert Rechnungsstellung mit vollständiger Buchhaltungssoftware kostenlos. Für Handwerker, die Buchhaltung und Rechnungsstellung in einem Tool wollen, bietet Wave guten Mehrwert.

Herausragende Funktionen: kostenlose Buchhaltung, Belegerfassung, Finanzberichte, wiederkehrende Rechnungen.

Einschränkung: Die mobile Erfahrung ist der Web-Oberfläche untergeordnet. Rechnungen auf dem Handy im Einsatz zu erstellen, ist nicht so reibungslos wie bei dedizierten mobilen Apps. Zahlungsabwicklung kostet Gebühren.

4. Zoho Invoice — Bestes für Zoho-Ökosystem-Nutzer

Im kostenlosen Tarif enthalten: bis zu 5 Kunden, Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung, Zeiterfassung.

Zoho Invoice ist Teil des größeren Zoho-Ökosystems. Wenn du bereits Zoho CRM oder Zoho Books nutzt, ist die Integration nahtlos.

Herausragende Funktionen: professionelle Vorlagen, automatische Zahlungserinnerungen, Multi-Währungs-Unterstützung, Kundenportal.

Einschränkung: Der kostenlose Tarif ist auf 5 Kunden beschränkt, was für die meisten Handwerker extrem restriktiv ist. Du wirst das Limit schnell erreichen und upgraden müssen.

5. PayPal Business — Bestes für Zahlungseinzug

Im kostenlosen Tarif enthalten: Rechnungsstellung, Zahlungsverfolgung, grundlegende Berichte.

PayPals Rechnungstool ist kostenlos und ermöglicht es Kunden, direkt über die Rechnung zu bezahlen. Die Markenbekanntheit schafft Vertrauen bei Kunden, die bei weniger bekannten Zahlungsplattformen zögern könnten.

Herausragende Funktionen: Sofortzahlung via PayPal, Käuferschutz, Markenbekanntheit, einfache Oberfläche.

Einschränkung: keine Auftragsverwaltungsfunktionen, eingeschränkte Anpassung, und PayPal erhebt Transaktionsgebühren (2,9 % + Festgebühr) auf empfangene Zahlungen.

Vergleich auf einen Blick

Hinweis: Die Spalte „Competitor" stellt die allgemeinen Fähigkeiten dedizierter Rechnungs-Apps wie Invoice Ninja, Wave und Zoho Invoice dar.

Wie du dich entscheidest

Wähle Workslip, wenn: du eine einzige App willst, die Aufträge, Fotos, Unterschriften und Rechnungsstellung zusammen verwaltet. Der Workflow, einen Auftrag abzuschließen und sofort eine Rechnung zu erstellen, ist schneller als zwischen separaten Tools zu wechseln.

Wähle eine dedizierte Rechnungs-App, wenn: du bereits ein Auftragsverwaltungssystem hast und nur Rechnungsstellung brauchst, oder wenn du unbegrenzte kostenlose Rechnungen ohne Außendienstfunktionen benötigst.

Wähle Wave, wenn: du kostenlose Buchhaltung neben deiner Rechnungsstellung willst und lieber am Desktop arbeitest.

Das Fazit

Kostenlose Rechnungs-Apps haben sich stark weiterentwickelt. Handwerker müssen nicht mehr zwischen Softwarekosten und unprofessionellen Dokumenten wählen. Der Schlüssel liegt darin, das Tool an deinen Workflow anzupassen — wenn du im Außendienst arbeitest, spart dir eine Mobile-First-App, die Auftragsverwaltung mit Rechnungsstellung kombiniert, deutlich mehr Zeit als eine eigenständige Rechnungsplattform.